Bei strukturierter Vorbereitung lässt sich Modell P in seinen Grundzügen innerhalb von gut sechs Monaten umsetzen.

Modell P ist weit mehr als eine Methode zur Prozesszentralisierung oder ein Instrument zur Rationalisierung. Modell P ist ein ganzheitlicher Ansatz. Vor dem Hintergrund ist es umso wichtiger, sich vor jeglicher Entscheidung zunächst grundlegend mit den einzelnen Bausteinen auseinanderzusetzen. Dafür empfiehlt sich ganz am Anfang im Rahmen der Projektvorbereitung eine Vorstands-/Auftaktveranstaltung. Ein Tag, um sich ein Bild zu machen, ist gut investiert. Die jeweiligen Regionalverbände haben dafür vergleichbare Angebote aufgelegt.

Ziel dieser Workshops ist es, dass die einzelne Sparkasse Einblick in die Stellhebel von Modell P gewinnt, bei gleichzeitiger Standortbestimmung des eigenen Hauses. Auf dieser Grundlage kann sie erkennen, wo dringender Handlungsbedarf besteht. Immer wieder hat sich gezeigt, dass der Umsetzungsaufwand je nach Ausgangslage sehr unterschiedlich ausfallen kann. Das Spektrum reicht von Einzelmaßnahmen, die ganz normal in der Linie abzuarbeiten sind, bis hin zu mehrmonatigen Großprojekten, die das gesamte Haus betreffen. Teilnehmen sollten Mitarbeiter aus den Bereichen MarktService, Organisation und Markt, aber auch aus der Personalabteilung im Hinblick auf eventuelle Auswirkungen auf den Personaleinsatz, sowie – ganz wichtig – Mitarbeiter aus der Revision. Nur wenn alle Projektbeteiligten frühzeitig mit ins Boot geholt werden, ist eine schnelle Verständigung auf einen allseitig akzeptierten Projektplan gegeben.

Unabhängig vom Projektumfang sollte sich nach der Projektvorbereitung die Ist-Analyse anschließen. Diese besteht aus dem qualitativen (Passiv-/Dienstleistungscheck) und dem quantitativen (Kapazitäten-) Bestandteil. Sie mündet in eine dann sachlich und fachlich fundierte Detailprojektplanung.

Immer wieder zeigt sich – gerade bei näherer Betrachtung der Prozesse –, dass eben doch nicht alle Arbeiten zentralisiert ablaufen, obwohl die Abläufe dahingehend geändert worden waren; dass Prozesse keineswegs alle gleich abgewickelt werden, sondern es durchaus mehrere Prozesse für ein und denselben Geschäftsvorfall gibt; dass Vorgänge mehrfach in die Hand genommen werden und es zu Doppel- und Nacharbeiten kommt. Das alles deckt der Passiv-/Dienstleistungs-Check uner-bittlich auf.

Qualitative und quantitative Bewertungen

Sogar mehr als das: Ebenfalls angesprochen werden Themen wie Aufbauorganisation, Kontrolle und Steuerung als weitere Ergebnisbausteine von Modell P. Daraus ergibt sich für jede einzelne Sparkasse, zu wie viel Prozent sie bereits Modell-P-konform ist – mit oft für die Institute überraschendem Ergebnis.

Neben diesen qualitativen Bewertungen werden auch quantitative Aspekte angesprochen. Eine fundierte Ist-Kapazitätserhebung vor Projektstart ist insofern von Bedeutung, als Modell P auch Anhaltspunkte für die Soll-Kapazitätsbemessung liefert. Die Kapazitäten lassen sich entweder über die Pares-Kompakt-Methodik oder Modell-P-eigene Instrumente ermitteln. Diese Erhebungen sorgen für die Vergleichbarkeit der Daten, speziell, wenn sich daraus personelle Maßnahmen ableiten lassen.

Auf Basis der fachlich fundierten Detailprojektplanung werden im letzten Schritt Umsetzungspakete gebildet. Auch für deren fachliche Inhalte und Strukturen liefert Modell P Ansatzpunkte:  neue Ablaufbeschreibungen und einheitliche Schnittstellengestaltung; Aufbau des neuen Kontrollradars für die risikoorientierte Betrachtung der Prozesse und zur Fehlerquellenanalysen; Vereinfachung des Vertragsabschlusses durch Verzicht auf Unterschriften und Druckoutput; Einführung von Drittsoftware, etwa zur Bearbeitung von Drittpfändungen; Optimierung der Aufbauorganisation sowie Aufbau einer Steuerung des MarktService und – eine der tragenden Säulen von Modell P – die planvolle und systematische Einführung der elektronischen Unterschrift.

Für die reine Projektarbeit, also Projektdurchführung ohne Vorarbeit, sind rund vier Monate zu veranschlagen. Alles in allem dauern Einführung und Umsetzung des Grundbausteins sechs bis neun Monate. Abhängig ist die Dauer von der Akzeptanz im eigenen Haus. Sie wird dadurch gestärkt, dass Modell P nicht in Beton gegossen ist. Vielmehr lässt das Konzept institutsindividuelle Ausgestaltungen zu.

Zum Teil sind sie sogar zwingend, beispielsweise bei der Neugestaltung der Kontrollen und der Risikobeurteilung. Die muss jedes Haus für sich einschätzen. Und ebenso zwingend ist eine Gesamtsicht der Ergebnisse, selbst wenn einzelne Bereiche sich – obwohl selten – über Mehrbelastung beklagen. Im Gesamtinteresse der Sparkasse gesehen bringt Modell P ohne Ausnahme ebenso deutliche wie nachhaltige Vorteile mit sich.

Sowohl für Auftakt und Check als auch für die Ist-Analyse hat sich ein externer Moderator als hilfreich erwiesen. Seine Neutralität gestattet ihm, die richtigen Fragen zu stellen, gegebenenfalls die Finger in die Wunde zu legen oder Standpunkte kritisch zu hinterfragen. //

• Tino Weber-Liel

ist im Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen (SGVHT) Ansprechpartner für Modell P. Er gehört der Abteilung Betriebswirtschaft an.

Kontakt:  tweberliel(at)sgvht.de