FinanzIT-Intranet

Die Pilotphase hat FinanzIT-Intranet erfolgreich abgeschlossen. Bei der Sparkasse Osnabrück hat die Plattform für ein integriertes Informationsmanagement die Reifeprüfung abgelegt. Sie öffnet das Tor zu technischen Neuerungen wie Wikis und Foren.

Viel Zeit konnte sich die Sparkasse Osnabrück nicht lassen. Die Notes-basierende Intranetanwendung musste dringend abgelöst werden, wenn die rund 1400 Mitarbeiter der Sparkasse nicht von Online-Informationen auf Dauer abgeschnitten sein sollten. Denn ihr bisheriges Content-Management-System hatte der Hersteller nicht länger gepflegt. Doch genau das stellte sich als Glücksfall heraus.

Mit FinanzIT-Intranet fand sich für das interne Portal der Sparkasse, S-Kurier genannt, eine ausgesprochen passende, auf die Anforderungen zugeschnittene Lösung. Nach eingehender Prüfung des Marktangebots fiel die Entscheidung zugunsten der FinanzIT-eigenen Plattform. Damit zählt die Sparkasse Osnabrück zu den Pilotanwendern.

Für die Intranetlösung sprachen nicht nur die auf die Institute zugeschnittenen Funktionen, sondern auch das frei verfügbare Open-Source-Redaktionssystem Typo3, das die FinanzIT als Basis nutzt und weiterentwickelt. Es zeichnet sich aus durch

• Lizenzfreiheit
• modularen Aufbau, der individuelle Anpassungen an die Sparkasse ermöglicht,
• diverse Schnittstellen,
• eine breite Nutzerbasis weltweit sowie
• eine ständig wachsende Entwicklergemeinschaft.

Viele Konzerne arbeiten mit Typo3 und pflegen damit ihre Auftritte im Inter-, Extra- und Intranet.

„Dank dieser Offenheit kann das System auch unabhängig vom Umfeld weiterbetrieben werden“, nennt Heiko Behrens von der DV-Planung und Entwicklung der Sparkasse, einen weiteren Vorteil. Zudem besagt die IT-Strategie des Hauses ohnehin, bei Neuanschaffung einer Architekturkomponente zunächst das Lösungsangebot der FinanzIT zu prüfen. Dabei schlug nicht zuletzt positiv zu Buche, dass sich das Design an das der Internet-Filiale anlehnt und folglich für die Mitarbeiter einen hohen Wiedererkennungswert hat.

Nachdem der Beschluss des Vorstands im August 2006 zugunsten des FinanzIT-Intranets gefallen war, begann die Einführung Anfang 2007. Für Planung und Vorbereitung stellte die Sparkasse einen Mitarbeiter frei.

Im ersten Schritt ging es zum einen darum, bestehende Dokumente aus dem Altsystem zu migrieren. Das geschah manuell, weil sich eine automatisierte Überführung, die von der FinanzIT ebenfalls angeboten wird, schon vom Volumen her nicht gelohnt hätte und die Sparkasse sowieso eine Überarbeitung aller Dokumente geplant hatte. Zum anderen galt es, das neue Redaktionssystem einem größeren Nutzerkreis als bisher nahezubringen. Im Gegensatz zu früher werden Inhalte nämlich heute dezentral, an bis zu 75 Redaktionsplätzen, eingepflegt.

Die Redakteure mussten geschult werden, was einigen Aufwand bedeutete, auch wenn das intern geschah und je Schulung nur 2,5 Stunden dauerte. Und schließlich fiel in die erste Phase auch, die Web-Anwendung „Sparkassenbriefe – Order“ einzubringen, damit der Vertrieb die verkauften Kontingente über das Intranet abwickeln kann.

Ausgeschlossen ist und bleibt die Kommunikation, die im Markt rund um die Kunden herum stattfindet. Sie läuft weiterhin separat über Lotus Notes, E-Mail oder CRM-Systeme wie KBP.

Nach Abschluss dieser Arbeiten rückte der Aufbau von Rechte- und Rollenkonzepten an die Spitze der Prioritätenskala. Die 1:1-Abbildung der hinterlegten Dokumente hatte sich als unzureichend erwiesen. Weder erlaubte sie eine zielgruppenspezifische Informationsverteilung noch eine Zugriffsbeschränkung auf Unterlagen und Datenbestände. Die Folge: ein Informationsdschungel.

Dem Institut kommt es daher darauf an, dass jeder die für sein Arbeitsgebiet und seine Rolle entsprechenden Informationen erhält. Das können Daten sein, die nur für Projektgruppen bestimmt, allein für einzelne Abteilungen relevant oder ausschließlich für den Vorstand bestimmt sind.

„Die Arbeiten daran deckten auf, dass es nicht ganz trivial ist, ein derart komplexes Konzept richtig aufzusetzen“, so Behrens. Ein Rollen- und Rechtekonzept für die redaktionellen Aufgaben  liefert FinanzIT-Intranet zwar. Ein institutsübergreifendes Standard-Konzept der Rollen und Rechte aus Sicht der bankfachlichen Arbeitsplätze gilt es noch zu entwickeln.  Deshalb wartet die Sparkasse Osnabrück das Ergebnis der Vorarbeiten des SVN ab, das eine allgemeingültige Darstellung der Rollen und Rechte den Sparkassen verspricht. „Daran würden wir uns gern anlehnen“, bestätigt der Projektleiter.

Eine solcher Standard empfiehlt sich schon deshalb, weil eine ganze Reihe weiterer Institute bereits konkretes Interesse an einem Umstieg bekundet hat, einige das sogar schon vertraglich besiegelt haben. Allerdings bedingt dies eine verstärkte Standardisierung der Abläufe und Regularien, jedoch ohne an der Modularität des Systems zu rütteln. Sie gewährleistet den Instituten individuelle Erweiterungen, um ihren jeweiligen Ansprüchen gerecht zu werden.

Auch ohne das zielgruppenspezifische Rechte- und Rollenkonzept  liefern die ersten Monate des praktischen Betriebs wertvolle Einsichten. Das neue System wird deutlich mehr genutzt als die abgelöste Version, nicht zuletzt, weil mehr Dokumente als zuvor eingestellt werden.

Positiv aufgenommen werden gleichermaßen erweiterte Suchfunktionen und so genannte Feedback-Buttons, mit denen die Nutzer in die Informationsverteilung und Kommunikation aktiv eingebunden werden.

Nicht einmal entfernt ausgelotet sind die technischen Möglichkeiten, die sich mit Typo3 erschließen. Das Open-Source-Umfeld bietet eine Fülle von offenen und fertigen Lösungen, inklusive Shop-Systemen, die sich an definierte Schnittstellen in die Lösung einklinken lassen. Sie sieht die Einrichtung von Wikis ebenso vor wie von Foren, um sich über Best practices auszutauschen und Themen aus unterschiedlichen Wissensständen heraus zu diskutieren.

„Das sind Optionen, die sich uns jetzt erstmals erschließen“, freut sich Behrens. „Die gab es vorher überhaupt nicht.“ Speziell für jüngere Mitarbeiter sind diese Themen angesagt. E-Mails etwa zählen für sie schon heute zum alten Eisen.

Als äußerst hilfreich wird die gerade in der Sparkasse erfolgte Integration von Notes-Datenbanken gesehen. Sie erlaubt es, aus dem Intranetsystem heraus eine unternehmensweite Suche zu starten. Damit lassen sich auch Verbandsrundschreiben oder der Wertpapierbereich, um nur einige Beispiele herauszugreifen, in die Recherche einbeziehen. Zurzeit wird geprüft, welche Datenbanken in der Sparkasse Osnabrück sich dafür anbieten.

Das gilt ebenfalls für Themen wie Workflow-Unterstützung im Rahmen des Intranets oder die Favoritenverwaltung, damit sich jeder Mitarbeiter eine eigene Einstiegsseite einrichten kann. Technisch sind die Voraussetzungen dafür im Produkt FinanzIT-Intranet gegeben.

Wildwuchs einzudämmen, wie er ohne feste Gestaltungsvorschriften fast unvermeidlich ist, hat freilich im nächsten Schritt zunächst Vorrang. Denn die Gefahr ist nicht von der Hand zu weisen, speziell, wenn institutsweit rund 75 Mitarbeiter berechtigt und aufgefordert sind, Inhalte einzustellen.

„Da ist die FinanzIT mit dem S-Manager als Gestaltungs- und Ablaufrahmen auf gutem Weg“, findet Behrens. Teilbausteine wie die Legitimationsprüfungen müssten nicht jedes Mal neu formuliert werden. Diese Feinjustierung steht daher als Nächstes auf dem Programm.

Für künftige Anwender zahlt sich das aus. Sie profitieren bei dem System nicht nur davon, dass keine Lizenzgebühren anfallen, sondern auch von einem einfachen Preismodell für ein Full-Service-Angebot. Dazu kommt die Tatsache, dass alle aktuellen und künftigen Entwicklungen stets der gesamten Nutzergemeinschaft zugute kommen. 

Steckbrief
Sparkasse Osnabrück

DBS 2006:  5,2 Mrd. EUR
Kunden (Privat- und Geschäftskunden):   310.000
Mitarbeiter:   1400
Geschäftsstellen:   60

Heiko Behrens (Projektleiter), Sebastian Buse und Ulrich Fleischer führten in der Sparkasse Osnabrück das FinanzIT-Intranet ein. 

heiko.behrens(at)spk-osnabrueck.de