ZPP-Migration

 

Die Sparkasse Lüneburg ist der zurzeit größte Nutzer der Zentralen Produktions-plattform (ZPP). Ende September schwenkte das Institut nach fünf Monaten Vorarbeiten 680 User auf die zentralen Server. Erfolgreich. Aus heutiger Sicht würde Projektleiter Andre Kutzick allerdings mehr Vorbereitungszeit veranschlagen.

 

Wer schon einmal umgezogen ist, weiß ein Lied davon zu singen: Jedes einzelne Teil heißt es in die Hand zu nehmen, zu verpacken, zu transportieren. Und damit in der neuen Umgebung alles schnell wieder zur Verfügung steht, bedarf es zudem eines detaillierten Plans, was von wo nach wo zu bewegen ist. Wenn Daten in eine neue Umgebung ziehen, ist das ganz ähnlich.

 

 

Freitag, 28. September, 16:00 Uhr, in der Sparkasse Lüneburg. Das Institut hat das Tagesgeschäft eingestellt. Einzig das Call Center greift über Browser noch auf Himalaya zu, um für fünf weitere Stunden Kundenanfragen zu bearbeiten. Ansonsten sind alle Systeme startklar für den Transfer auf die Zentrale Produktionsplattform.

 

Vor Ort sind zwölf Mitarbeiter, zwei für Lotus Notes, zehn, die sich mit den Endgeräten, Servern, Applikationen, dem Datentransfer und ActiveDirectory beschäftigen, unterstützt von einem fünfköpfigen Team der
FinanzIT. 680 User heißt es, in den kommenden rund 30 Stunden auf die Zentrale Produktionsplattform zu schwenken. Sämtliche Datenbanken, das komplette Lotus Notes, die gesamte Ordnerstruktur samt darunterliegender Dateien sind auf die neue Plattform zu transferieren. 400 Gigabyte Daten insgesamt.

 

Von den 62 Servern werden nach der Migration nur noch 9 benötigt werden, für die dezentralen Anwendungen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt auf ZPP verlagert werden sollen, beispielsweise das hauseigene Oracle-basierte DataWarehouse. Auch die Hardware für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung bleibt zunächst vor Ort.

 

 

Die Entscheidung der Sparkasse Lüneburg für ZPP folgte primär strategischen Erwägungen, weniger dem Wunsch, kostengünstiger zu produzieren. Kosteneffekte spielen erst in zweiter Linie eine Rolle, betont Andre Kutzick. Wichtiger für das Institut war, die Betriebsverantwortung abzugeben, aus gleich mehreren Gründen. „ Ich hatte vor Releases immer wieder schlaflose Nächte“, erzählt Kutzick. „Wenn man dezentral auf Citrix produziert, dann ist das äußerst änderungssensibel. Die neue Software lässt sich vorab nicht testen, weil das Backend nicht zur Verfügung steht. Produktionsstabilität ist jedoch nur durch Vortests zu gewährleisten. Also blieb uns nur zu hoffen, dass alles gutgeht. Im Januar dieses Jahres, nach dem Release W061, hatten wir dann eine ganze Woche Citrix-Probleme.“

 

Hinzu kamen die Anforderungen der Not- und Ausfallplanung. Sie verlangen im Krisenfall die Wiederherstellung der Produktion innerhalb eines definierten Zeitfensters. Zu leisten ist das nur durch eine doppelte Auslegung sämtlicher Hardware-Komponenten. 30 Citrix-Server hätte das für die Sparkasse Lüneburg bedeutet.  Die Hälfte davon nur für den Ernstfall. „Die Server wären veraltet, ohne sie zu nutzen“, argumentiert Kutzick. „Also mussten wir eine andere Lösung finden.“

 

Doppelt hätte auch jede Rolle besetzt sein müssen. „Eine eigene Produktionsumgebung erfordert Experten und für jeden dieser Experten einen Vertreter“, schildert Kutzick die Personalanforderungen einer dezentralen Produktion. „Vertreter, die aus- und weitergebildet werden müssen – nur für den Fall der Fälle.“ Diese Rahmenbedingungen waren es, die in der Sparkasse Lüneburg immer wieder dieselbe Frage auf die Tagesordnung brachten: Ist eine eigene Produktion überhaupt sinnvoll? 

 

„Vor allem die Abschaffung der Kopfmonopole war ein gewichtiges Argument für die Zentralisierung“, bringt es Kutzick auf den Punkt. „Denn Zentralisierung ermöglicht uns, auf einen Expertenpool zuzugreifen. Ich bin sicher“, sagt er, „in fünf Jahren wird niemand mehr darüber nachdenken, ob man Anwendungen auch selber produzieren könnte.“

 

 

Freitag, 28. September, 00:30 Uhr. Zwischenbilanz: Alle Datenbanken und Lotus Domino sind vollständig auf die ZPP übertragen. Die alten User-IDs im Active Directory sind schon deaktiviert. Die Filerdaten, die in Lüneburg auf eine USB-Platte kopiert und dann nach Hannover gebracht worden sind, gilt es nun zu transferieren. Das wird die ganze Nacht in Anspruch nehmen.

 

 

Die Vorbereitungen zur Migration startete das Institut im Mai dieses Jahres. Eigentlich zu spät, sagt Kutzick. Aus heutiger Sicht hätte er sich die Vorbereitungsphase länger gewünscht. Vier Mitarbeiter umfasste das Kernteam des Projekts, einschließlich des Projektleiters. Zwei davon beschäftigten sich ausschließlich mit ZPP. Für die Datenbankmigrationen, die Migration von Lotus Domino, den Druckeraustausch, die Umstellung auf Full Serviced Thin Client sowie die Überleitung der eigenentwickelten Anwendungen wurden drei weitere Mitarbeiter partiell eingebunden.

 

Im Juni setzte Kutzick erstmals Erfassungsbögen ein. Die hatte der Leiter der IT-Organisation entwickelt, um die Komplexität beherrschbar zu machen. Welche Arbeitsplätze gibt es? An welchen Drucker sind diese angebunden? Welche Software wird dort eingesetzt? Welche Mitarbeiter haben welche EDV-Kennungen? Das waren die Fragen, die jede Abteilung zu beantworten hatte.

 

Auf Basis dieser detaillierten Bestandsaufnahme entschied das Projekt, ob Drucker gegen ZPP-validierte Modelle ausgetauscht werden müssen; es legte den Zielbestand der Druckertypen unter ZPP fest und ermittelte die benötigten Treiber. Bei den PCs prüfte das Team, ob lokale Anwendungen unter ZPP verbleiben sollen und entschied dann, wie der Arbeitsplatz unter ZPP betrieben wird: als Thin Client, XP-Terminal, FinanzIT XP-Client oder IDV-PC in Verantwortung des Institutes. Dann kamen alle Anwendungen mit ihren Besonderheiten wie Versionen und Schnittstellen auf den Prüfstand. Zu klären war, ob sie bereits in der ZPP enthalten sind, abgelöst oder als IDV in der ZPP betrieben werden sollen. Und schließlich legte das Projekt fest, welche USER-IDs jeder Mitarbeiter unter ZPP erhält und generierte für jede neue ID auch neue Passwörter.

 

Die Erfassungsbögen förderten auch zutage, dass die tatsächlich eingesetzten Anwendungen an einem Arbeitsplatz bisweilen nicht mit dem übereinstimmten, was dokumentiert war. Eine komplette Bestandsaufnahme empfiehlt Kutzick daher in jedem Fall. „Ohne sie lassen sich die für die zentrale Produktion erforderlichen neuen Strukturen nicht definieren“, gibt er zu bedenken. Denn damit die Mitarbeiter auch nach dem Transfer auf die Zentrale Produktionsplattform arbeitsfähig sind, bedarf es ausgefeilter Rollenkonzepte. 28 solcher Rollen hat die Sparkasse Lüneburg festgeschrieben, mit unterschiedlichen Anwendungen speziell für jeden Fachbereich. „Funktionieren kann das nur, wenn man genau weiß, was von wo nach wo gespielt werden muss“, erläutert Kutzick. Im Ergebnis bedeute das, jeder Rolle die entsprechenden Anwendungen zuzuweisen und zu entscheiden, ob gegebenenfalls lokale Rechte bestehenbleiben sollen.

 

Zusammengefügt ergaben die einzelnen Planungsbögen eine Gesamtübersicht, die noch heute im Büro von Kutzick an der Wand hängt. Sie ergänzte den institutsindividuellen Migrationsfahrplan, der festschreibt, bis wann ein Institut welche Informationen zu erheben hat, und der als Grundlage für die Ressourcenplanung dient. Der hohen Komplexität wegen könne er jedoch nicht jedes Detail abbilden, das aus Institutssicht zu bedenken sei, merkt Kutzick kritisch an. Das gilt etwa für Lotus Notes. Hier trete mit jedem weiteren Migrationsschritt ein Lerneffekt ein, der dazu führe, dass die Migrationsunterlagen und Pläne ständig fortgeschrieben und erweitert werden.

 

 

Samstag, 29. September, 07.30 Uhr.  Jetzt heißt es kontrollieren und probieren: die Datenbestände Lotus Domino und der zentralen Benutzerverzeichnisse mit den Altbeständen abgleichen, die Active Directory Berechtigungen prüfen und sämtliche Anwendungen testen. Experten aus den unterschiedlichen Fachbereichen des Institutes unterstützen das Projektteam. Insbesondere im Lotus Domino Umfeld sind detaillierte Tests erforderlich. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Anwendung Tolina, die die Überziehungsbearbeitung steuert. Auch im Hardware-Umfeld stehen noch Arbeiten an: Rund 70 Windows NT-Arbeitsplätze werden im Laufe des Tages durch Thin Clients zu ersetzen sein.

 

 

Lotus Notes stellt als größtes Datenpaket die höchsten Anforderungen. Nicht nur, weil es sich in der Regel auf wenige Mitarbeiter konzentriert. Auch, weil es Aufgaben gibt, die sich nicht vorbereiten lassen und daher zwingend am Migrationswochenende zu erledigen sind. So werden die zentralen Domino-Server zwar während der Migrationsphase aufgebaut und die Datenbestände bis zum Cut-Over-Wochenende durch ständige Replikation mit den dezentralen Altsystemen automatisch aktualisiert. Die Schnittstellen jedoch lassen sich erst mit dem Cut-Over umstellen und testen.

 

Was sich bereits vor dem Cut-Over testen lässt, sollte auch tatsächlich vor dem Migrationswochenende auf seine Funktionsfähigkeit geprüft werden. Beispielsweise die User-Anmeldung an der Zentralen Produktionsplattform. Auch die Funktionsfähigkeit sämtlicher IDV-Anwendungen und ZPP-Basis- Applikationen lässt sich anhand von Testdaten bereits im Vorfeld prüfen – Drucken eingeschlossen. In Himalaya ist es sogar möglich, vollständig unter ZPP am Echtsystem zu arbeiten. Das sollte allerdings zeitlich begrenzt sein, da für die Terminalserver von der FinanzIT keine Produktionsverantwortung und Verfügbarkeitsgarantie übernommen werden kann.

 

 

Samstag, 29. September, 19.30 Uhr. Alle Daten sind migriert, die Anwendungen laufen auf der neuen, zentralen Produktionsumgebung. Auch die Tests der Anwendung Tolina sind erfolgreich beendet. Damit ist der Cut-Over abgeschlossen. Es sind weniger Anwendungen als zuvor: Übriggeblieben sind 72 Applikationen, davon laufen 55 auf ZPP.

 

 

Die Sparkasse Lüneburg hat die Migration auf ZPP als Chance zur Konsolidierung genutzt. „Wir haben versucht, alle Anforderungen über Standards abzudecken“, erläutert Kutzick. „40 bis 50 Applikationen haben wir aussortiert.“ Auch die Infrastruktur hat das Institut nach und nach in den vergangenen Monaten ausgetauscht: Das Gros der Arbeitsplätze wurde auf Full Serviced Thin Clients umgestellt und mit neuen Druckern ausgestattet, die ZPP unterstützt. Auch das Netzwerk wurde auf die neuen Anforderungen vorbereitet und die Kernnetzanbindung von 2x2 MB auf 2x10 MB aufgestockt.

 

Die wohl wichtigste Erfahrung des Institutes: Die Migrationsvorbereitungen lassen sich nicht nebenbei erledigen. „Die Mitarbeiter sollten für diese Aufgabe freigestellt werden“, empfiehlt Kutzick. Für notwendig erachtet er auch, ihnen die Brisanz des Projektes zu vermitteln. Schließlich könne es auch schiefgehen. Gleichzeitig rät Kutzick, im Institut um Verständnis zu werben, dass während des ZPP-Projektes im restlichen IT-Bereich nicht der gewohnte Service zu leisten sei.

 

 

Montag, 1. Oktober. Die Plattform läuft stabil, keine Probleme mit Himalaya und Notes. Die Handhabung der neuen User-IDs bereitet allerdings noch Schwierigkeiten, ebenso die Zuordnung von Druckern, die manuell erfolgen muss. Denn noch hat das Institut keine Möglichkeit, institutsindividuell zu administrieren. Dafür läuft im Markt alles problemlos. Um 12:00 Uhr arbeiten sämtliche wichtigen IDV-Anwendungen einwandfrei. Den ganzen Tag über leisten Mitarbeiter der IT-ORGA und der FinanzIT gemeinsam Support an der Sparkassen-Hotline, um die Mitarbeiter bei Problemen zu unterstützen.

 

 

„Vor der Migration hatten wir erheblich mehr Tickets“, bilanziert Kutzick und fügt hinzu, die Erwartung eines sehr stabilen Produktionsumfeldes habe sich bestätigt. Die erfolgreiche Migration führt Kutzick auf die gute Zusammenarbeit zwischen dem Institut und der FinanzIT zurück. „Dieses Zusammenspiel ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor“, bilanziert er.

 

Mühe bereite jetzt die IDV. „Unsere Arbeitsschwerpunkte als IT-Abteilung liegen nunmehr fast alle im IDV-Umfeld“, beschreibt Kutzick das neue Aufgabenfeld. Rund 20 Prozent Fat Clients verursachen jetzt 80 Prozent der Arbeit, schätzt er. Innerhalb der kommenden 12 Monate will er daher auch die verbliebenen Fat Clients auf Thin Clients umstellen und die restlichen dezentralen Server abbauen.

 

Für die Mitarbeiter wird die Migration auf ZPP das Arbeitsumfeld verändern: Aufgaben entfallen, Profile müssen neu zugeschnitten werden. Insbesondere spüren das diejenigen in der IT.  Dass man überlegen muss, wie viel Personal die neuen Produktionsbedingungen erfordern, dass es künftig deutlich weniger sein wird als bislang, daraus macht Kutzick keinen Hehl. „Wir haben offen darüber diskutiert, aber noch keine konkreten Veränderungen vorgenommen“, sagt er. Mögliche neue Aufgaben sieht er in der Benutzerunterstützung, die das Institut selbst übernimmt. Sie müsse ausgebaut werden, sagt Kutzick. Mit ZPP sei erstmals eine homogene Infrastruktur entstanden, die die Beratung erleichtere. Auf dieser Basis lasse sich künftig der Umgang mit der IT deutlich professionalisieren.

 

 

Donnerstag, 18. Oktober.  Das Projektteam ist mit Nacharbeiten beschäftigt: Die Kasse-Arbeitsplätze müssen noch auf Thin Clients umgestellt, der Serverraum zurückgebaut, ein Abschaltplan entwickelt, die alte Hardware eingesammelt und veräußert und die Hartgeldzähler in die neue Plattform integriert werden.

 

 

Und die Kosten? Die kann Kutzick zwar noch nicht genau beziffern. Doch Tendenzen lassen sich bereits erkennen. „Durch die zentrale Produktion erhöhen sich naturgemäß die FinanzIT-Kosten“, sagt er, „unsere IT-Kosten insgesamt sind dadurch aber nicht gestiegen.“ Rechne man die Mitarbeiterpotenziale noch heraus, dann sei die Produktion über ZPP deutlich günstiger.

Was Kutzick allen Instituten rät, die noch migrieren werden: Genau zu prüfen, was man am Migrationswochenende tatsächlich erledigen muss, was davor und was danach. Nicht zuviel auf einmal zu machen, lautet seine Empfehlung.

 

 

 

• Andre Kutzick
  leitet die IT-Organisation in der Sparkasse Lüneburg und zeichnete für das Projekt ZPP-Migration verantwortlich. Einen wesentlichen Erfolgsfaktor der Migration sieht er im Zusammenspiel zwischen IT-Dienstleister und Institut.
  
  Andre.Kutzick(at)sk-lueneburg.de