Office 21

 

 
Mit dem Umzug in neue Büroräume hat die FinanzIT am Standort Saarbrücken zugleich Office 21 eingeführt. Aus gutem Grund – schließlich hat sich das flexible Bürokonzept schon in Hannover und Berlin bewährt.

 

Als die 80 Mitarbeiter der FinanzIT am Standort Saarbrücken am 12. November 2007 in den Neugrabenweg zogen, ging es um mehr als bloß eine andere Adresse, neue Räume und modernere Möbel. Es war zugleich der Einstieg in das für sie neue Bürokonzept Office 21. Die innovative Arbeitsumgebung sieht weder einen festen Arbeitsplatz noch angestammte Büros vor. Wer morgens kommt, sucht sich mit seinen persönlichen Utensilien und entsprechend den Aufgaben des Tages seinen Arbeitsort – wo immer ein Platz in der Arbeitszone frei ist, die der Abteilung zugewiesen ist.

 

Das kann bei kniffliger Aufgabe ein Einzelzimmer sein, für Projektbesprechungen ein kleiner Konferenzraum oder für Routinetätigkeiten ein Teamplatz im offenen Büro. Alles Private bleibt auf die individuelle Gestaltung des Bildschirmschoners beschränkt. Ferner gilt: Bei längerer Abwesenheit ist der Schreibtisch komplett freizuräumen, so dass ein anderer ihn einnehmen kann. Diese Arbeitswelt gilt für alle – auch für die Führungskräfte. Einzig das Sekretariat als zentrale Anlaufstelle bleibt von der Rotation ausgenommen.

 

In der saarländischen Landeshauptstadt sind weniger Schreibtische als Mitarbeiter vorgesehen. Das ist der durch Multimomentstudien erhärteten Tatsache geschuldet, dass im Schnitt gerade einmal 60 Prozent der Arbeitsplätze in Unternehmen belegt sind. Selbst in Spitzenzeiten und urlaubsschwachen Monaten bleiben noch 25 Prozent der Schreibtische stets ungenutzt.

 

Ein teurer Leerstand, wie jede Bauabteilung leicht vorrechnen kann. Unter baulichen Aspekten kostet die Erstellung eines Arbeitsplatzes im Allgemeinen rund 100.000 Euro. Weit stärker schlagen die Einsparungen auf lange Sicht bei den laufenden Betriebskosten zu Buche. Sie belaufen sich auf etwa 20.000 Euro für jeden einzelnen Arbeitsplatz. Der Standort Saarbrücken ist bereits – nach Hannover und Berlin – der dritte, der das vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart favorisierte Bürokonzept verwirklicht.

 

 

Mehr Motivation und höhere Produktivität

 
In den 90er Jahren hatte sich die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und
Ressourcen im Ausland bewährt, vorrangig in den USA, Skandinavien und Holland. Vorreiter waren internationale Konzerne.

 

Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hatte die FinanzIT die innovative Arbeitsform aufgegriffen und konsequent für ihre 1800 Mitarbeiter im neuen Gebäude in Hannover umgesetzt, mit exakt 1350 Arbeitsplätzen. Mit Intranet, schnurlosem Telefon und PC-Technik mit zentraler Verwaltung im Rechenzentrum waren auch die technischen Voraussetzungen für ein derart revolutionäres Bürokonzept gegeben, das weit gehend ohne Papier auskommt.

„Uns reizte außerdem, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Platz lässt für Kommunikation und konzipiert ist für den permanenten Wandel, das für mehr Motivation und Produktivität sorgt sowie Teamarbeit fördert“, erläutert Claudia Seidel, die das Projekt in der FinanzIT von Anfang an begleitete. Im flexiblen Büro werden starre Organisationen aufgelöst, das Unternehmen wird insgesamt beweglicher. Für Seidel spiegelt Office 21 „unsere Philosophie der Offenheit und der Flexibilität, der Kundenorientierung und des Miteinanders“ wider. Trotz vielfacher Bedenken und Ängste der Belegschaft bestätigen Mitarbeiterbefragungen inzwischen unverändert, dass

• 70 Prozent der Mitarbeiter die zunächst
  ungewohnte Bürowelt ohne
  Einschränkung befürworten,
• 20 Prozent sich neutral zeigen und
• nur zehn Prozent sich unzufrieden oder
  ablehnend äußern.

Was einst am meisten Anlass zur Besorgnis gab, wird nach der praktischen Erfahrung im Berufsalltag mit höchstem Lob bedacht: die informelle Art, mit Kollegen in Kontakt zu kommen, der geeignete Arbeitsplatz je nach aktueller Aufgabe, die einfachere Abstimmung, aber auch die Rückzugsmöglichkeit.

 

 

Betriebswirtschaftlich geht die Rechnung auf

 

Nicht zuletzt dadurch ging die Rechnung auf, dass verbesserte Kommunikation zu höherer Leistung führt. Untersuchungen des Fraunhofer IAO belegen, dass nicht nur die innerbetrieblichen Reibungsverluste deutlich abgenommen haben. „Weniger Büro – mehr Leistung“ lautet die Kurzformel. Auch bescheinigten die Wissenschaftler Leistungssteigerungen von zehn, in einigen Bereichen sogar von 20 Prozent.

 

Allerdings sind die beiden Nachfolgeprojekte in Berlin und im Saarland keine reine Kopie des ursprünglichen Vorhabens. Während es sich beim Umstieg in Berlin 2005 um die Zusammenlegung zweier Standorte handelte, ging es in Saarbrücken um den Umzug aus einem überdimensionierten Standort in zwei Büroetagen.

 

Dabei sind strukturelle und technische Veränderungen eingeflossen, die sich im Laufe der Zeit ergeben hatten. Die Optimierungen betreffen vor allem den Lärmschutz am Arbeitsplatz. Immer wieder war gefordert worden, die Arbeitszonen störungsfreier zu machen. Nun ist alles, was Lärm verursacht, in der Kommunikationszone konzentriert. Deutlich reduziert ist inzwischen auch die Ablagefläche, die bislang auf zwei laufende Meter beschränkt war und 16 Aktenordner aufnehmen konnte. Allen Unkenrufen und Papier-Fans zum Trotz zeigt die Einführung des papierarmen Konzepts die gewünschte Wirkung. So viel Stauraum wird tatsächlich nicht mehr gebraucht.

 

Auch an anderer Stelle wird dem technischen Fortschritt Tribut gezollt. Der anfängliche Mischbetrieb aus PC und Notebook ist dem Betrieb von Thin clients im Normalfall und Notebooks für jene gewichen, die häufig unterwegs sind. Der Umstieg empfiehlt sich allein schon aus Kostengründen.

 

Keine andere Lösung ist bei der Gesamtkostenbetrachtung günstiger als der Netzcomputer. Notebooks werden über komfortable Anschlussmöglichkeiten in das Netz eingebunden. Für Faxe, Kopien und Druck sind Multifunktionsgeräte zentral installiert und sorgen damit für die bessere Auslastung und günstigere Wartungskosten.

 

Am Grundkonzept von Office 21 freilich hat sich nichts geändert, betont Projektleiterin Seidel. Sie hält es für bewährt und ausgereift, von gelegentlichen Retuschen abgesehen, auch für kleinere Unternehmenseinheiten. Den Beweis haben die Mitarbeiter in Saarbrücken geliefert. Nach nur wenigen Wochen Arbeit unter den neuen Bedingungen ist die Distanz einer uneingeschränkten Zufriedenheit gewichen. Seidel: „Die Einschätzung hat sich komplett gedreht.“

 

• Claudia Seidel ist Mitarbeiterin im Bereich Personal- und Unternehmensentwicklung und begleitet das Office-21-Projekt von der ersten Stunde an.
  
  claudia.seidel(at)finanzit.com